Posts Tagged ‘Tempo’

Enquete do Empregos

17/05/2011

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VOCÊ LEMBRA DAS SUAS TAREFAS IMPORTANTES?

05/05/2010

Veja se você está perdido entre as interrupções improdutivas.

Por Christian Barbosa

Lembrete Para TarefasPara não nos perdemos na correria diária – entre trabalho, casa, faculdade, lazer – precisamos criar um meio de organizar os nossos afazeres. Mais que isso, é preciso que cada um descubra seu jeito de não esquecer as inúmeras tarefas programadas ou que surjam no decorrer do dia. Para tanto, devemos nos conscientizar que inúmeros recados e bilhetes não ajudam  na organização de um planejamento, ao contrário, pode atrapalhar ainda mais no cumprimento dessas atividades.

Dessa forma, costumo defender que devemos ter um dia priorizado com tudo que precisamos cumprir, mas sempre deixando espaço para nossa própria espontaneidade. Isso necessita ser feito através de tarefas, em uma ferramenta pessoal de planejamento.   Todas as ferramentas de tecnologia, como Lotus Notes, Microsoft Outlook ou Neotriad (software de planejamento pessoal e gestão de equipes)  permitem criar essas tarefas que lembram o que fazer ao longo do dia. Mas poucas pessoas sabem usar bem o recurso de tarefa desses softwares. A pergunta mais comum é: como colocar lembretes em tarefas da mesma forma que colocam em compromissos?

Para isso, é preciso primeiro entender que o seu dia é uma tríade, ou seja, composto por três tipos de atividades: reuniões (compromissos com hora marcada), informações (suas anotações/conhecimento) e tarefas (atividades que tem um dia para serem executadas, sem um horário definido de início ou término). A semana dos profissionais é, em sua grande maioria, composta por tarefas e não por compromissos – com exceção dos profissionais de vendas, que estão sempre em visita a clientes. Com isso, as pessoas são acostumadas a marcarem seus compromissos e deixarem suas demais atividades de lado.

Quando focamos na gestão do dia com tarefas, ficamos perdidos, os afazeres se acumulam, atrasam e é comum a equipe se perder. Por isso, todo mundo pergunta se não é possível ter um lembrete para as tarefas, como existem para os compromissos. Esse é o uso errado das tarefas. Se você não estpa em uma tarefa, seu foco está desvirtuado. Tarefas não precisam de lembretes, simplesmente porque elas guiam suas ações diárias, tudo que precisa ser feito é uma tarefa. Você deve, por exemplo, focar no e-mail do seu trabalho, ao invés de checar sempre sua correspondência pessoal.

Assim, concluímos que se você precisa de lembretes para tarefas, é porque está fazendo outras atividades fora de foco e não está seguindo a ordem do seu dia. Leia a matéria completa…

AGENDA COM EXCESSO DE PRIORIDADES

19/03/2010

A importância de planejar o seu dia para aumentar a produtividade no seu trabalho.

Por Christian Barbosa*
Se você tem uma agenda tomada por uma quantidade muito grande de urgências, mas não sabe como resolver este problema, você não está sozinho. Com freqüência, ouço reclamações de pessoas com situações semelhantes em que o volume de pendências extrapola, em muito, a capacidade de execução dessas atividades.

Há um caso de uma agenda que era composta por quase três páginas de caderno com tarefas atrasadas, além das demandas que não paravam de chegar durante o dia. Então o que fazer quando os métodos tradicionais de planejamento não funcionam? Como sair de uma situação de urgências acumuladas?

Para responder a estas questões, deixo abaixo alguns passos:

  • Qual o tamanho do seu problema? – A primeira providência para resolver o caos é entender qual o “tamanho do buraco”. Para isso, é preciso listar todas as atividades pendentes, verificar as reuniões marcadas, os e-mails, as tarefas inacabadas e colocar tudo em forma de uma grande lista. Feito isso, ao lado de cada atividade coloque a duração prevista (em minutos ou horas);
  • Classifique as suas atividades – Como tudo está pendente mesmo, boa parte das atividades não são verdadeiras urgências. Uma parcela delas pode aguardar para ser resolvida; algumas podem até ser canceladas ou delegadas; e outras realmente têm uma urgência significativa. Ao lado da duração das tarefas, classifique os itens como Importantes  (há mais tempo para se fazer), Circunstanciais  (não são necessárias) ou Urgentes  (precisam ser feitas imediatamente);

    Veja aqui a matéria completa!

ESPECIALISTA APONTA 10 ERROS QUE MATAM A PRODUTIVIDADE NO TRABALHO

16/12/2009

Atitudes simples podem resolver os problemas fazendo o trabalho render mais.

1 – E-mail:  Ficar com e-mail aberto o dia todo faz o nível de interrupções ficar intolerável, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer. O consultor recomenda definir períodos para lidar com as mensagens, deixando a caixa de entrada fechada no restante do tempo.

2-– Não ter clareza sobre o que fazer: O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito em um dia de trabalho? Segundo Barbosa, se você não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em tarefas circunstanciais.

3- Estou em reunião: Uma pesquisa feita pela empresa da qual Christian Barbosa é diretor, a Triad Consulting, demonstra que um terço das reuniões podem ser canceladas. O consultor recomenda: dieta de reuniões já! Quanto menos, melhor. Se tiver de fazer, seja objetivo, defina pontos de discussão e faça durar no máximo 2 horas.

4-– Redes Sociais: No ambiente de trabalho você usa Twitter, Facebook, Orkut? Ainda que sua empresa permita, controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes enquanto desenvolve suas atividades. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço.

5-– Falta de energia: Você está cansado, sem pique e não consegue se concentrar? A falta de energia rouba muitas horas do dia e faz a pessoa surfar em atividades circunstanciais. Tenha hobbies, procure um médico e alimente-se em horários regulares.

6- Falta de foco: Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outra tarefas? Se a atividade for grande, tente dividi-la em pequenas partes. Feche qualquer outro software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.

7- Navegador cheio de favoritos : Você abre seu navegador para entrar em um site, esbarra na lista de favoritos e começa a perambular por outros portais? Instale outro navegador e não importe os seus favoritos. No novo browser, com a lista de favoritos zerada, você perde a tentação de ficar navegando sem propósito.

8- Mensagens instantâneas: Se em sua empresa é permitido usar MSN, gTalk, Wave, dentre outros, a regra é simples: está ocupado? Deixe seu status no modo invisível ou offline. Está tranquilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível.

9-– Interrupções: Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os emails, concede informações e delega atividades.

10-– Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores: Que tal falar “não” de forma concreta, com base em planejamento e disponibilidade? Se muitas tarefas imprevistas surgem na sua rotina, é possível que o nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana você tem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.

Fonte: Revista Exame

QUER SER UM PROFISSIONAL BEM-SUCEDIDO? SAIBA ADMINISTRAR MELHOR O TEMPO

07/12/2009

Dedicar-se em excesso à profissão não é garantia de sucesso; lazer e relações estáveis interferem em seu desempenho.

Por Rômulo Martins

No ambiente de trabalho é fácil perceber a diferença entre o indivíduo que “usa” o tempo e aquele que sabe aproveitar da melhor forma o momento que tem. “Quem o usa geralmente trabalha bastante, por isso a qualidade de vida e de suas relações costuma ser muito diferente daquele que sabe aproveitar o tempo. Este tem uma vida equilibrada e atinge os resultados de uma maneira mais feliz”, afirma Dulce Magalhães, doutora em planejamento de carreira pela Universidade de Columbia (Estados Unidos).

Autora do livro “Superdicas para administrar o tempo e aproveitar melhor a vida” (Editora Saraiva), Dulce (des)construiu o significado do tempo ao abordar sobre o tema a uma plateia de estudantes e profissionais de diversas áreas, em evento promovido pela organização não-governamental Via de Acesso, em São Paulo.

Segundo a consultora, tempo não está relacionado com quantidade, mas com qualidade: “O tempo, portanto, não é o espaço percorrido pelos ponteiros do relógio, mas a forma como vivemos esse espaço”. Para Dulce, dedicar-se demasiadamente ao trabalho não é garantia de sucesso, já que a excelência na vida profissional depende de uma boa noite de sono, alimentação balanceada, atividade física regular, estudo e relações estáveis:

“O Google, por exemplo, inverteu a lógica do tempo. A empresa não contabiliza o tempo, mas os talentos. E apresenta ótimos resultados. Não por acaso, a companhia está entre as dez maiores do mundo. Talvez essas coisas estejam intimamente ligadas. Para ter boas ideias, o profissional também precisa relaxar”.

Reféns do tempo?
É a cultura, e não necessariamente os ponteiros do relógio, que estabelece a forma como devemos administrar o tempo. Dulce adverte: “Cuidado para não escolher o modelo de tempo que a cultura privilegia, mas que não tem nada a ver com os seus propósitos”.

A orientação é rever diariamente e atualizar constantemente a maneira como você utiliza o seu tempo, a fim de tomar a direção pessoal e profissional em conformidade com os seus interesses. Na visão da consultora, o sucesso na vida e no trabalho depende de uma mudança de paradigma sobre o conceito de tempo: “Há tribos que têm uma relação com o tempo muito positiva, pois respeitam as épocas, o ciclo da lua. Assim como alguns agricultores que sabem que há tempo para plantar e para colher. Mas o que ocorre em nossa sociedade é uma inversão de valores no que tange o conceito de tempo”. Para Dulce, não importa qual seja a área de atuação ou a função que o indivíduo ocupa na empresa, ser senhor ou escravo do tempo é uma decisão pessoal.

Assista abaixo ao vídeo em que Dulce Magalhães fala sobre a importância de administrar o tempo e aproveitar melhor a vida:


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